TDWI Finlandin TIETOSUOJASELOSTE – voimassa oleva

  1. Rekisterinpitäjä

The Data Warehousing Institute Finland Association Ry (TDWI Finland)
c/o Susanna Koskinen, Harjulankatu 6, 04250 Kerava, Finland

Puh:+358 (0)20 792 9892 , +358 (0)40 535 2617, sähköposti: info@tdwi.fi

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Petri Hakanen yhdistyksen puheenjohtajana. Sähköposti info@tdwi.fi ja petri.hakanen@tdwi.fi.

  1. Rekisterin nimi

TDWI Finlandin jäsen-, tapahtuma- ja markkinointirekisteri

  1. Rekisteröidyt

Yhdistyksen jäseniä ovat yritysjäsenet, henkilöjäsenet ja kunniajäsenet. Yritysjäsenyyksissä rekisteri sisältää ilmoitetut nimetyt henkilöt.

Tapahtuma-/markkinointirekisteri sisältää yhdistyksen jäsenten lisäksi yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneet ja muut yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneet.

  1. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat: yhdistyksen jäsenyyden muodostama sopimussuhde, Yhdistyslakiin perustuvat velvoitteet jäsenluettelon ylläpitämisestä, ja henkilön oma ilmoitus/suostumus vastaanottaa viestejä liittyen yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin. Tapahtumien yhteydessä kysytään ja kerätään tapahtumapalautteita toiminnan kehittämistä varten.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri sisältää jäsenen antaman laskutusosoitteen viitetietoineen, ja henkilötietona rekisteri sisältää etunimen, sukunimen ja yhteydenpitoa varten yhdistykselle annetun sähköpostiosoitteen. Yritysjäsenyyksissä rekisteri sisältää ilmoitettujen nimettyjen henkilöiden etunimen, sukunimen ja sähköpostiosoitteen. Tapahtuma-/markkinointirekisteri sisältää henkilötietoina etunimen, sukunimen, mahdollisen yritys-/organisaatio­tiedon ja sähköpostiosoitteen.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään suoraan yhdistyksen jäseniltä jäsenten ilmoittaman mukaisesti, ja tietoja kerätään ilmoittautumisista yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin. Tapahtuma-/markkinointirekisteriin pyritään löytämään henkilön voimassa oleva toimiva sähköpostiosoite, mikäli tiedossa ollut sähköpostiosoite ei toimi. Tällaisessa tapauksessa tietolähteenä käytetään henkilön itsensä LinkedIn palvelussa julkaisemaa tietoa.

  1. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Tietoja voidaan luovuttaa vaatimuksesta viranomaiselle lain mukaisin perustein.

Tietojen luovutuksia voidaan tehdä rekisteröityjen eri suostumuksella esimerkiksi tutkimuskäyttöön.

Rekisteröityjen jäsenten tietoja luovutetaan jäsenyyden muodostaman sopimuksen perusteella USA:ssa rekisteröidylle yritykselle 1105 Media Inc. 1105 Media omistaa TDWI:n oikeudet USA:ssa. TDWI Finlandilla on sopimus TDWI USA:n kanssa siitä, että yhdistyksen henkilöjäsenet ja yritysjäsenyyksien nimetyt henkilöt ovat myös heidän jäseniään. Henkilötiedoista luovutetaan etunimi, sukunimi ja ilmoitettu sähköpostiosoite. Muita henkilötietoja ja markkinointitietoja TDWI USA:n rekisterissä henkilö voi ylläpitää ja täydentää itse omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan sivustolla tdwi.org. TDWI Finland vastaa vain luovuttamistaan tiedoista ja siitä, että 1105 Media saa tiedot uusista ja eronneista jäsenistä.

  1. Tietojen suojaus

Rekistereihin pääsy on rajattu henkilökohtaisin tunnuksin ja käyttöoikeuksin vain niille, joiden pitää tehtäviensä mukaisesti päästä tietoja käyttämään ja ylläpitämään.

Käytetyt tietoverkot ja laitteistot on suojattu alan käytännön mukaisin normaalein ajantasaisin toimenpitein.

  1. Tietojen käsittelyn kesto

Jäsenrekisterissä säilytetään jäsenten tietoja passiivisena myös jäsenyyden päätyttyä Kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Säilytysaika on 10 vuotta. Tapahtumiin ilmoittautuneiden tietoja säilytetään vähintään kuusi (6) vuotta.

  1. Tietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän lisäksi palvelusopimuksiin ja käyttöoikeuslisensseihin perustuen tietojen säilytyksestä vastaavat

  • Accountor Finago Oy Procountor palvelussaan – TDWI Finlandin jäsenrekisteri, kirjanpito ja laskutus.
  • Microsoft OneDrive palvelussaan – Tiedostojen varmuuskopiot, tapahtumailmoittautumiset ja markkinointirekisteri.
  • MMD Networks Oy palvelussaan – TDWI Finlandin verkkosivustolle jäsenelle hänen eri pyynnöstään luovutettu henkilökohtainen käyttäjätunnus.
  • 1105 Media, Inc. TDWI USA – Jäsenrekisteri ja markkinointirekisteri.
  • SurveyMonkey Europe UC, SurveyMonkey Inc. USA. EU-U.S. Privacy Shield -sopimuksin. – Palautekyselyiden tiedot.

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojen käsittely ei sisällä henkilöiden automaattista profilointia eikä päätöksentekoa.

  1. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

  1. Yhteydenotot

Henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen info@tdwi.fi.

  1. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.